Как все успеть к Новому году? Советы для вечно опаздывающих

Я вечно опаздываю на встречи. Всегда чего-то не успеваю и мне приходится заниматься делами тогда, когда другие люди спят. Сроки, дедлайны, планирование… Забудь. Со студенческой скамьи ничего не изменилось. Все делается в последнюю ночь перед экзаменом. Вечно в мыле, трачу кучу нервов и усилий и все равно не всегда успеваю. За что себя постоянно упрекаю и обещаю в следующий раз начать готовиться заранее.

Новый год через пару дней. У меня ничего не готово. «Бэн, это Данила, ай нид хэлп!»

Что не записано — того не существует

Человек может держать в голове одновременно семь (плюс-минус два) дел. При этом фокусироваться в состоянии только на одной задаче. Это как со зрением: вроде бы «краем глаза» видим, что вокруг, но чтобы рассмотреть это подробнее, нужно сосредоточится именно на этом предмете. То, что не попадает в поле зрения, мы не замечаем. Так и в подготовке к Новому году. Если довериться голове — большая часть планов останется нереализованной.

Составьте список задач. Вот прямо после прочтения статьи, не закрывая ее, возьмите листик, ручку или телефон и начните. Это важно сделать не откладывая. Верьте мне, не наступайте на мои грабли. Я всегда все откладываю на потом, и это «потом» никогда не наступает.

Список позволяет разгрузить голову в первую очередь. И не забыть ничего. Когда мы переносим на бумагу или в электронную форму все задачи, мы спокойно можем к этому списку обращаться в удобное время. По сути, нужно помнить одну вещь: что у нас есть список. Посмотрел — сверился — принял решение.

Сядьте. Подумайте. И начните записывать все дела, которые нужно сделать к Новому году. Выберите блюда, которые хотите видеть на столе. Решите, действительно ли вам нужно готовить на роту солдат несколько тазов оливье и потом несколько дней лежать в пищевой коме, боясь пошевелиться, чтобы пуговка на рубашке не отлетела.

Если есть дети и их нужно отвезти на утренник — или куда там детей к Деду Морозу возят? Записывайте.

Если нужно сделать новогоднюю укладку, маникюр, педикюр, шоколадное обертывание или обязательный массаж тай-чи. Записывайте.

Главное правило. Что не записано — того не существует.

На составление списка, кстати, уйдет минут 15-20. Если вы реально на это время сосредоточитесь на нем.

Благодаря списку планировать время станет проще. Ты видишь, сколько у тебя задач. Представляешь, сколько времени та или иная из них потребует. Какие привязаны к четким интервалам, а какие — нет.

Например, поход к парикмахеру, перед праздниками, скорее всего, придется спланировать на конкретное время. На детский утренник опаздывать тоже не стоит, да и магазины с подарками не факт, что будут работать после восьми вечера. А вот за продуктами можно успеть и ближе к 23:00, да и круглосуточные супермаркеты имеются.

Те задачи, которые требуют меньше времени для исполнения, вставляем в свободные для этого промежутки дня. Например, за подарками заскочить в магазин можно до стрижки, а после нее спланировать поездку за продуктами.

«Не стоит совершать грубейшую ошибку — планировать все успеть за один день. Распределяйте задачи на все оставшееся до праздника время. Потому что всегда в процессе появляются новые задачи, которые придется делать немедленно, а если у вас все планы на один день, то чем-то придется жертвовать. И не забудьте заложить время на дорогу и возможные задержки. Чтобы дела по списку дальше не «поплыли» и вы могли бы чувствовать себя спокойней», — говорит Евгений Лавров, специалист по тайм-менеджменту.

Приоритет может быть только один

«Приоритет» — от латинского prior — «первый». Он может быть только один. Потому что не бывает несколько первых, несколько вторых первых и несколько запасных первых, если первые первые не справятся.

Есть главные вещи и невторостепенные. Нужно разобраться, что важно прямо сейчас, и выполнять эту приоритетную задачу. Например, вы в торговом центре захотели в уборную. Со всеми бывает. Приспичило. Вы не станете раздумывать, как выстроить приоритеты. Пойти ли сначала в бакалею, или за джинсами, или в парфюмерный — и как в эти планы вписать поход в туалет. Вы идете в уборную. Потому что это текущий приоритет.

«Составляя список дел, мы должны анализировать задачи. От простого. Если мы не сделаем новогоднюю стрижку, повлияет ли это на праздник. «Нет». Сможет ли это испортить настроение. «Да» либо «нет». Если «да», то нужно записаться к парикмахеру и выделять на это время. Если «нет», то переходить к планированию следующей задачи. Потом, если время останется, можно будет снова вернуться к отложенному делу», — рассказывает Евгений Лавров.

Разделив дела на срочные, важные, несрочные и неважные, вы сами увидите, как и на что у вас есть время. И что из этих дел вы можете перепоручить своим домашним. 

Делегировать полномочия

После того как у вас есть полный список перед глазами, вы сможете выбрать, какие его части можно безболезненно передать другим участникам праздника.

«Если есть кому-то что-то поручить — поручайте. Это будет гораздо эффективнее. Распределите задачи и перепоручите те, которые можете, другому. Члену семьи, другу. Дайте ему ту задачу, с которой он наверняка может справиться. Тут опять-таки помогут составленные заранее списки. Купить по ним продукты или подарки гораздо проще, чем решить все самостоятельно на месте», — считает специалист по тайм-менеджменту.

Главное тут — побороть свои собственные комплексы и перфекционизм. Моя жена никогда не доверяет мне уборку. Потому что я, по ее мнению, «ничего не вижу и вечно пропускаю самые грязные места». Зато с легким сердцем отпускает по магазинам с предварительно составленным списком покупок. И мне приятно прогуляться, и ей хорошо, что я дома по помытому не шарахаюсь из комнаты в комнату.

Доверяя задачи другим, вы экономите силы на праздник, время на его подготовку и — что самое, как мне кажется, важное — прокачиваете свои руководительские навыки. Управлять коллективом, пусть и небольшим, — полезный опыт. Даже если задача будет выполнена неидеально, скорректировать ее можно будет быстрее и легче, чем взваливать все на себя.

Планируйте то, что будет дальше

Когда новогоднее застолье уже останется позади, но до конца каникул еще будет время, возьмите себя в руки и нарисуйте пирамиду. Пусть в ее основании лежит плита, куда вы запишете планы, желания и цели, которые хотите достичь в новом году. На следующей — планы на три года, еще выше — на пять лет. И так далее — до ста лет, к примеру. Расписывайте все, что придет в голову: от покупки новой куртки, машины — до полета на Луну или изучения китайского языка. Сохраните этот рисунок где-нибудь на видном месте.

Это такое психологическое упражнение. Ведь многие в новогоднюю ночь загадывают желание и ждут, что оно сбудется. А оно не сбывается, и вера в эти сказки иссякает. Настроение портится, и Новый год потихоньку превращается из волшебного времени в обычный праздник, который некоторые даже не отмечают.

Пирамида поможет избежать этой грустной ловушки. Поможет перенести желание на другой отрезок жизни и увидеть, каких целей получилось добиться за текущий год. С пирамидой мы можем просто дать себе больше времени на исполнение желания и идти к нему, не страдая от того, что оно не исполнилось именно в этом году.

Чтобы мы ни делали, в году у нас 365, иногда 366 дней, а в сутках 24 часа. Управлять этим мы с вами не можем. А вот ставить цели и добиваться их — вполне. Поэтому хороших вам целей в новом году и «сбычи мечт»!

Все. Теперь можно составлять список дел на новый год. Что значит «не хочу»?! Куранты-то тикают. Дал бог оливьешку — даст и шампусик! Надо списочек писать, а то потом поздно будет.